Vaativien projektien epäonnistumisen syyt johtuvat yleensä projektiorganisaation ja ihmisten johtamiseen liittyvistä asioista (vision selkeys, tavoitteiden ymmärtäminen, yhteistyön toimiminen tai tiedonkulku). Erittäin harvoin epäonnistumisen syynä ovat teknologioista johtuvat syyt.
Projekteja johdetaan liikaa kuplasta projektiprosesseja seuraamalla ja luotetaan siihen, että perinteinen projektiraportointi tuottaa riittävästi tietoa projektin ohjaamiseen. Totuus on kuitenkin se, että projektiprosessit tuottavat tiedon projektiorganisaation johtamiseen liittyvistä haasteista liian myöhään.

Miksi siellä kuplassa eletään?

Syy kuplassa elämiseen on ymmärrettävä. Projektiviitekehykset eivät ota asiaan kantaa eikä ole vakiintuneita toimintamalleja projektiorganisaation toiminnan mittaamiseen ja tyypillisten johtamisen sudenkuoppien välttämiseen.

Asiaan on kuitenkin herätty. Useimmissa merkittävissä projektiympäristöissä on lähdetty ottamaan askeleita kohti aktiivisempaa ihmisten johtamisen kehittämistä ja mittaamista. Ensiaskelilla on kuitenkin usein tipahdettu tyypillisiin sudenkuoppiin eikä asiassa ole saavutettu merkittävää edistymistä.

 

Sudenkuoppaan tipahdetaan näin

  1. Johto toteaa: tarvitsemme parempaa näkyvyyttä projektiorganisaation toimintaan, jotta voimme välttää tyypilliset riskit.
  2. Seuraavaksi selvitetään mistä löydetään joku kyselytyökalu, jolla voidaan kerätä tietoa?
  3. Lopulta joku saa tehtäväkseen toteuttaa (toistuvia) kyselyjä ja tarjota johdolle lisää näkyvyyttä. Käytännön tasolla toistetaan seuraavaa: 1) tehdään kysely, 2) analysoidaan dataa ja 3) tehdään PowerPoint esitys johdolle, jonka pohjalta olisi tarkoitus tehdä ennakoivia toimenpiteitä.

Tästä seuraa yleensä seuraavat ongelmat:

  • Prosessi on niin hidas ja manuaalinen, että kerätty tieto on jo vanhaa kun sitä yritetään hyödyntää.
  • Ihmiset eivät ymmärrä mistä on kyse. He pitävät kyselyjä turhana lisäraportointina tai uutena kyselynä, joka ei taaskaan johda mihinkään.

Ongelmien seurauksena organisaation osallistumisinnostus hiipuu. Tämän jälkeen johto toteaa, että ei tämä oikein toimi. Yritelmä kuihtuu vähitellen pois ellei sitä ole pakko jatkaa jollekin sidosryhmälle annetun lupauksen seurauksena.

 

Miten kupla saadaan pysyvästi rikottua?

Jos halutaan kestävästi parantaa projektiorganisaation ihmisten johtamiseen liittyviä asioita, tulisi toimia näin:

  1. Kirkastetaan ensin mitä halutaan saavuttaa ja mihin halutaan lisää läpinäkyvyyttä. Tämä pitää tehdä yhdessä kaikkien osapuolten kanssa, jotta asiaan syntyy yhteinen sitoutuminen ja imu. Kaikki viisaus ei asu johtoryhmässä.
  2. Määritellään nykyisiä projektikäytäntöjä täydentävä toimintamalli, joka parantaa yhteistä ymmärrystä asioiden tilasta ja lisää interaktioita eri osapuolten välillä. Mukana pitää olla määrällinen ja laadullinen elementti, jotka täydentävät toisiaan. Kaikkien osapuolten pitää hyötyä uudesta toimintamallista (johto, asiantuntijat, projektipäälliköt ja asiakkaat).
  3. Tehdään proof of concept (PoC) sellaisen alustan päälle, joka tukee jatkuvaa prosessia, tarjoaa räätälöitävän reaaliaikaisen näkymän valittuihin asioihin sekä synnyttää nopeita interaktioita.
  4. Korjataan PoC:n löydökset, suunnitellaan ja toteutetaan viestintä sekä skaalataan uusi toimintamalli koko organisaation käyttöön.

Näin saadaan rakennettua kaikkia osapuolia ja yhteistä onnistumista kannustava ja tukeva toimintamalli. Edistyksellisimmät projektiympäristöt ovat määritelleet myös bonuksia esim. yhteistyön toimimiselle. Näin ei jää kenellekään epäselväksi organisaation saumattoman toiminnan tai tiiviin yhteistyön tärkeys.

Lisätietoa

  • Projektiyhdistys ry:n Projektitoimintalehti käsittelee aihetta laajemmin case-esimerkkien kautta vuoden 2017 ensimmäisessä numerossaan huhtikuun lopussa.
  • Tule mukaan Prosessipäiville toukokuussa 2017 kuulemaan esitystä miten mm. Tampereen Raitiotieallianssi varmistaa ja mittaa yhteistyön toimivuutta tärkeimpien sidosryhmien kesken.
  • Ota yhteyttä, jos aihe kiinnostaa. Keskustelemme mielellämme lisää.
  • Tämä blogi on julkaistu myös Projektiyhdistys ry:n Projektisaunassa lähes samanlaisena.