Tuntuuko tutulta?

Johto- tai ohjausryhmissä keskitytään tulipalojen sammuttamiseen ja erilaisten raporttien seuraamiseen, vaikka pitäisi enemmän tulevaisuuteen. Tulipaloja syntyy, vaikka kuinka lujaa tehdään töitä ja reagoidaan nopeasti uusiin löydöksiin.

Kun katsotaan isojen ongelmien juurisyitä, ovat kärkipäästä yleensä:

  1. Tekemisen tarkoituksen tai vision epäselvyys
  2. Viestinnän toimimattomuus
  3. Yhteistyön haasteet
  4. Toimintamallien tehottomuudet
  5. Osaamisen haasteet

Juurisyiden aiheuttamat ongelmat näkyvät raporteissa viiveellä ja sen takia tulipaloja syntyy. Jos juurisyihin ei päästä käsiksi, eivät tulipalot lopu. 

Tänä digitalisaation aikakautena näitä juurisyitä yritetään hallita usein yhä samoilla menetelmillä kuin viime vuosituhannella. Pahimmillaan tämä tarkoittaa organisaation vuosikellon mukaista käytännön johtamistyöstä irrallista ja vanhentunutta prosessia. Olisiko aika ottaa askel eteenpäin?

Miksi se on niin vaikeaa?

Ei ole olemassa vakiintuneita toimintamalleja ja ratkaisuja organisaation toiminnan jatkuvaan mittaamiseen ja parantamiseen. Asiaan on kuitenkin herätty ja useissa yrityksissä on lähdetty ottamaan varovaisia askelia. Ensiaskelilla on usein törmätty haasteisiin eikä olla saavutettu odotettua hyötyä. Asiat etenevät usein näin:

  1. Johto toteaa: tarvitsemme parempaa näkyvyyttä organisaation toimintaan, jotta voimme välttää tyypilliset ongelmat.
  2. Joku saa tehtäväkseen toteuttaa kyselyjä ja tarjota johdolle lisää näkyvyyttä.
  3. Käytännön tasolla päädytään toistamaan seuraavaa: a) tehdään kysely, b) analysoidaan dataa ja c) tehdään esitys johdolle, jonka pohjalta olisi tarkoitus tehdä ennakoivia toimenpiteitä.

Tähän on rakennettu sisälle kaksi ongelmaa:

  1. Prosessi on niin hidas ja manuaalinen, että kerätty tieto on jo vanhaa kun sitä yritetään hyödyntää.
  2. Ihmiset eivät ymmärrä mistä on kyse. He pitävät kyselyjä turhana lisäraportointina tai uutena kyselynä, joka ei taaskaan johda mihinkään.

Miten homman saa toimimaan?

Jos halutaan kestävästi vähentää tulipalojen syttymistodennäköisyyttä, pitää asiaa lähestyä näin:

  1. Kirkastetaan ensin yhdessä mitä halutaan saavuttaa ja mihin halutaan lisää läpinäkyvyyttä. 
  2. Määritellään nykyisiä johtamiskäytäntöjä täydentävä toimintamalli, joka parantaa yhteistä ymmärrystä asioista sekä lisää vuorovaikutusta eri osapuolten välillä. 
  3. Tehdään proof of concept (PoC) sellaisen alustan päälle, joka tukee jatkuvaa prosessia, räätälöitävää läpinäkyvyyttä sekä synnyttää nopeita interaktioita.
  4. Korjataan PoC:n löydökset ja skaalataan uusi toimintamalli koko organisaation käyttöön (jos organisaation koko on <100 henkilöä tai jos organisaatio on aidosti ketterä, ei erillistä PoC:ia tarvita).

Lisätietoa

  • Tule mukaan Prosessipäiville toukokuussa 2017 kuulemaan esitystä miten mm. Tampereen Raitiotieallianssi varmistaa ja mittaa yhteistyön toimivuutta tärkeimpien sidosryhmien kesken.
  • Projektiyhdistys ry:n Projektitoimintalehti käsittelee aihetta laajemmin projektinäkökulmasta case-esimerkkien kautta vuoden 2017 ensimmäisessä numerossaan huhtikuun lopussa.
  • Ota yhteyttä, jos aihe kiinnostaa. Keskustelemme mielellämme lisää.